Inviare Email Multiple a una Lista di Contatti con Thunderbird

Tra le tante alternative a Microsoft Outlook è sempre più utilizzato Thunderbird, un ottimo client di posta sviluppato da Mozilla; tra i suoi pregi c’è il supporto a molti plugin cosa che lo rende un client molto versatile per molte operazioni particolari. Oggi ne vediamo una che nasce da una esigenza piuttosto comune, come quella di poter inviare una singola mail a più contatti per esempio per una festa di compleanno senza però andare ad inserire uno ad uno i contatti inviando una singola email, ma proprio inviando più volte la stessa email andando a prendere in modo automatico gli indirizzi email da un file a parte.

Installazione plugin Mail Merge

Poter inviare una mail a più persone senza listarne tutti i contatti in una unica mail ma inviando come anticipato la stessa mail cambiando ogni volta il destinatario e qualche parte di testo è una operazione lunga e noiosa che si può svolgere manualmente: fortunatamente grazie al plugin Mail Merge potremo automatizzare il processo, vediamo come.

Avviamo Thunderbird (possiamo scaricarlo se non lo abbiamo installato) e cerchiamo e installiamo tra gli add-on il plugin Mail Merge.

Creazione di un file CSV

Preparato Thunderbird con il plugin Mail Merge ora ci toccherà creare un file CSV contenente la lista degli indirizzi che il plugin dovrà andare a leggere per inviare le diverse mail; un file CSV è un file ideato per l’importazione e esportazione di dati realizzabile con software come Excel.

Apriamo quindi Excel o una alternativa gratuita tra le tante e creiamo una piccola tabella contenente per comodità nome, cognome ed  email; vedremo poi successivamente come Mail Merge prenderà questi dati ed eventualmente potremo aggiungerne anche altri.

Attenzione a scrivere le intestazioni in carattere maiuscolo e a completare ogni casella con i dati corretti; a lavoro terminato salviamo il file con formato CSV.

Creazione di una mail personalizzata

Arrivati a questo punto possiamo creare la nostra mail personalizzata dove potremo inserire in maniera automatica tutti i destinatari, nomi e cognomi in maniera alternata per ogni mail; apriamo Thunderbird e premiamo CTRL + N per creare un nuovo messaggio.

Ora nella creazione della nostra mail potremo utilizzare tre variabili ovvero NOME, COGNOME e MAIL: per ogni singola mail il nostro plugin potrà quindi andare a leggere i dati corretti, creando sostanzialmente una mail per ogni riga del nostro file CSV; per richiamare il valore di una variabile dovremo scrivere il nome racchiuso tra doppie parantesi graffe.

Per chiarire meglio l’uso corretto ecco un esempio:

Ovviamente potremo utilizzare anche più variabili modificando il nostro file CSV secondo le proprie esigenze; creata la mail dovremo selezionare File –> Mail Merge e impostare le varie opzioni nel seguente modo:

Il nostro file CSV andrà quindi selezionato sotto la voce CSV cliccando su “Browse”; attenzione a impostare i primi tre campi esattamente come in questa finestra ovvero “CSV-Send Later-Both”.

Cliccando OK tutte le nostre mail verranno create nella cartella in uscita, pronte a essere inviate: ci basterà quindi andare a selezionarle e inviarle o cliccando con il tasto destro su “in uscita” selezionare la voce apposita per inviare tutte le mail non ancora spedite.

Questo è il procedimento base, sono possibili diverse modifiche e modalità d’uso del plugin Mail Merge che lasciamo ai più esperti.