Guida a Google Docs: Ecco Come Funziona

Questo articolo è diverso dai miei soliti. Invece di scrivere una recensione di qualche servizio particolare, o una guida tecnica di qualche applicativo, ho intenzione di spiegare come utilizzare Google Docs per scrivere un documento di testo. Perché? Perché più di qualche collega ha bisogno di una mano su questo aspetto. E che c’entra? Facile, ne approfitto per riciclare immagini e testi già utilizzati in ufficio, e che reputo utili anche ad altri. Sì, sono pigro, lo so. Ma perché perdere l’occasione di spiegare a tutti quello che non lo sanno ancora come funziona Google Docs?

Entriamo in Google Docs alias Google Drive

Tanto per cominciare spiego subito una cosa. Quello che fino a poco tempo fa era chiamato Google Doc ora è incorporato all’interno di Google Drive. Cos’è GDrive? E’ un servizio della Grande G pensato per conservare online documenti, modificarli e condividerli con semplicità. Presentato come un servizio Cloud è, di fatto, un’estensione di altre applicazioni già esistenti e integrate meglio le une alle altre. In pratica utilizzando Google Drive accediamo a nostro spazio virtuale su cui modificare, salvare, cancellare, condividere documenti, foto, programmi. Ci sarebbe molto da dire sopratutto sulle potenzialità di questo servizio e delle sue integrazioni con Google Play. Ma di questo parlerò più avanti. Per il momento apriamo l’home page di Google e clicchiamo su Drive.

Creiamo un documento di testo

La finestra di Google Drive è organizzata per imitare quelle di un sistema operativo. In pratica abbiamo delle cartelle, dei documenti e dei comandi da utilizzare sulla falsariga di Windows o Ubuntu. Magari se è la prima volta che utilizziamo questo servizio non abbiamo ancora nulla, ma non è del tutto detto. Perché?

Come dicevo sopra GDrive è integrato con altri servizi Google. Possiamo conservare in questo spazio le foto scattate con il nostro smartphone, o gli allegati che riceviamo sulla nostra casella di posta elettronica. Ma la cosa migliore è un’altra: è anche il luogo in cui possiamo rintracciare i documenti che sono stati condivisi con noi (ad esempio dalle nostre cerchie di Google Plus). Giusto per fare un esempio, io ho una cartella chiamata Condivisi con me al cui interno vengono salvati, in automatico, quello che mi viene spedito da alcuni amici. Comodo, rapido e a prova di errore.

Comunque, quello su cui dobbiamo focalizzare l’attenzione è il grosso pulsante rosso sulla sinistra. Sì, quello con la scritta “Crea“. Quell’altro, quello con il simbolo, ci servirà in un’altra occasione. Oggi clicchiamo su Crea e in successione su Documento.

Come dite? E le altre voci? Bé, vi accenno solo questo: sono diversi tipi di file che possiamo creare e modificare direttamente online. Il nome è abbastanza esplicativo, l’unica cosa che genera un po’ di ambiguità è il “Modulo“. In pratica è modo per creare un questionario, un sondaggio, una prova online. Io non l’ho mai usato, quindi non vi so dire se è veramente utile oppure no. Al contrario è fatto molto bene “Foglio di Lavoro“, un fac simile di Excel, e “Disegno“: alcune delle immagini dei miei articoli sono state create con questa applicazione. “Presentazione” è comoda ma prevede un minimo d’esperienza, e un po’ di conoscenza delle dinamiche che stanno dietro all’arte del convincere e della dialettica. Infine “Altro” permette di creare file di diverso tipo, ma dipende molto dalle applicazioni che abbiamo integrato al nostro account. Io, che le utilizzo molto, sfrutto un’app online per creare e modificare Mappe Mentali. Ma questo è una questione di utilità personale, e di necessità individuali.

Dopo aver cliccato su Nuovo Documento ci ritroviamo davanti alla schermata di un elaboratore di testi. Se osservate l’immagine qui sopra potete vedere da voi che tutti i comandi fondamentali sono presenti. Possiamo modificare le dimensioni del foglio, il colore dei caratteri, inserire immagini, giocare con i font e la grafica delel tabelle. E’ una versione semplificata di Word. Ma non fate l’errore di sottovalutare questo programma, per il 90 per cento delle cose che si fanno di solito è più che sufficiente.

Sufficiente non vuol però dire perfetto. Personalmente ci sono due cose che non mi piacciono: il correttore ortografico e la difficoltà delle revisioni. La prima è una questione legata alla lingua italiana e che sfiora l’assurdo. Google ha degli ottimi correttori integrati in Google Chrome ma per chissà quale ragione non riesce a sfruttarli anche per i documenti di testo. E poi, giusto per aggiungere la beffa al danno, ha anche una funzione in grado di riscrivere i testi imitando lo stile di scrittori famosi. Indovinate un po’, possiamo imitare i versi di Dante ma solo se scriviamo in Inglese. Spero che, prima o poi, queste assurdità vengano eliminate.

La seconda cosa che non apprezzo è legata al mio metodo di lavoro. Personalmente faccio confusione con le revisioni e i salvataggi automatici di Google Docs ma, in onestà, penso sia più un problema mio che del programma.

Salviamo il nostro lavoro

Comunque, dopo aver scritto il nostro capolavoro vogliamo anche salvarlo, vero? Qui c’è una bella sorpresa, tutti i documenti vengono salvati in automatico anche senza un nostro intervento, così che in caso di guasto, connessione che cade o black out non corriamo nessun rischio. Però conviene comunque salvare manualmente i documenti se non altro per chiamarli con un nome riconoscibile: se avete tutti i file chiamati Documento senza titolo farete confusione in ben poco tempo. Ma come si salva un file?

A differenza di altri programmi Google utilizza un meccanismo un po’ strano: si clicca sul titolo, in questo caso su Documento senza titolo, e poi si rinomina il documento. Questo è da fare solamente la prima volta, o quando vorremo rinominare un documento. Poi il salvataggio automatico ci eviterà il disturbo.

Dov’è finito tutto quanto?

L’ultima cosa da capire è dove possiamo trovare il nostro file salvato. In automatico viene messo fuori da tutte le cartelle di Google Drive, e quindi è facilmente rintracciabile. Ma forse è meglio tenere ordine tra tutti i nostri file. Per riuscirci possiamo spostare la nostra creazione all’interno di un’altra cartella semplicemente trascinandolo con il mouse come siamo già abituati a fare.

Bene, in sintesi queste sono le funzioni principali da conoscere per creare e modificare un documento con Google Docs.